何も決まっていなくても大丈夫！イベント企画の流れと相談の始め方

「社内で”イベントをやったらどうか”と言われたけど、何から始めたら良いの？」

「イベント会社って、どこまで頼めるの？」

そんなお悩みを持つご担当者様は少なくありません。

今回は、イベントの基本的な流れから実際の業務内容、イベント会社に相談するメリットまでをわかりやすくご紹介します。

 

■イベント企画の主な流れ

イベントは、ただ当日を迎えるだけでは有りません。実際には、以下のような工程で進んでいきます。

 

◉目的設定・コンセプト設定　

… なぜ開催するのか？誰に届けるのか？

◉企画立案・アイデア出し　

… どんな形で実施すべきか（展示会？セミナー？感謝祭？）

◉会場選定・日程調整　

… 規模・交通・設備などを考慮して検討しましょう

◉予算設計・スケジューリング　

… 見積依頼、実施スケジュールの作成

◉デザイン制作・告知準備　

… パンフレット、会場装飾、Web案内などの制作

◉会場設営・備品手配・運営体制の構築　

… 実施に向けた準備とスタッフ配置の計画

◉イベント当日の運営　

… スムーズな受付、案内、進行管理

◉事後対応（報告・お礼・振り返り）　

… 来場者へのフォロー、次回への改善点の整理

 

 

■実際の「実務（業務）内容」は？

イベントを成功させるには、想像以上に多くのタスクがあります。

・企画　… ターゲット選定、企画提案、構成の立案

・制作　… 会場デザイン、案内状、パネル、POP、映像などの制作

・手配　… 会場予約、備品・機材の手配、演出スタッフや司会など

・設営　… 会場装飾、搬入出スケジュールの管理

・運営　… 受付、案内、ステージ進行、安全対策

・事後　… 報告書の作成、来場者フォロー、写真・記録の提供

 

 

■イベント会社が担う「企画」の価値とは？

イベント会社が担う「企画」は、単に”段取りを代行する”だけではありません。

イベント会社の持つ最大の価値は、目的に応じたベストな企画提案ができることです。

 

 

 

■なぜプロの企画が重要なのか？

 

・自社目線では気づかない「見せ方」「魅せ方」を提案できる

・ターゲットに響く構成・動線・演出のアイデアが豊富

・業界ごとのトレンドや事例を踏まえた戦略立案が可能

 

つまり、ただ”開催する”のではなく、効果のあるイベントに仕上げられるのがイベント会社の力です。

 

▼イベント会社にお願いするメリット・デメリットについて詳しく知りたい方はこちらから

 

■何もわからない状態から「相談」で始められる

「企画が固まってから相談するべき？」と思われがちですが、そんなことはありません。

何も決まっていない段階でこそ、イベント会社に相談するのが正解です。

相談から始まる、イベントづくりのメリット！

★一緒に目的や方向性を整理できる

★予算や内容に合った最適な形を提案してもらえる

★決めること、やるべきことが明確になる

 

 

■初回相談で伝えたい”最低限のこと”

とはいえ、まったくの手ぶらでOKというわけではありません。以下のような情報があると、相談がスムーズに進みます。

 

・イベントの目的　… 周年記念、得意先への感謝、新商品PRなど

・対象　… 社内社員、取引先、地域住民など

・実施時期・希望日　… 10月中旬、平日希望など

・開催場所　… 札幌市内、屋内希望など

・想定予算　… 300万円以下など、ざっくりでもOK

・必要な業務　… 企画〜設営〜当日運営まで丸ごとから、一部のみか

 

▼どんなイベントにしたいか迷っている方は、ぜひアンカーの実績記事をご参考ください

 

■イベントは「一緒に考える」時代へ

イベントは単なる”作業”ではなく、”伝えたい想い”を形にするコミュニケーションの手段です。

そのためには、イベントのプロと早い段階から協力し、目的に合った企画を一緒に考えていくことが重要です。

「何から始めたらいいかわからない」

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