企業や自治体が、自身の取り組みや施策、ブランドの価値を対外的に発信する手段として、PRイベントは有効な選択肢のひとつです。

Webサイトや紙媒体での情報発信と比べ、PRイベントは「場」をつくることで、メッセージの背景や意図まで含めて伝えられる点が大きな特徴です。

そのため、単なる告知にとどまらず、理解や共感を促すPR施策として活用されています。

また、4月・5月・6月は新年度が始まり、「今年は何を発信していくのか」「どんな取り組みに力を入れるのか」を具体的な形にしていく年度前半の時期です。

事業計画や広報方針が定まり、それをどのように対外発信していくかを検討する流れの中で、この3か月はPRイベントを組み込みやすいタイミングといえます。

一方で、PRイベントを検討する主催者様からは、次のような悩みを多く聞きます。

・いつ実施するのかがPRとして効果的なのかわからない

・社内で「なぜ今やるのか」を説明しづらい

・企画・予算・準備期間の見通しが立たない

・実施したものの、次のPR施策につながらない

 

この記事では、4月・5月・6月にPRイベントを実施するメリットを整理しながら、成果につなげるための企画の考え方、組み立て方、準備のポイントを解説します。

 

4月・5月・6月にPRイベントを実施するメリット

【4月】メリット― 年度方針とPRをつなげやすい時期 ―

・年度方針・重点施策PRイベントを結びつけやすい

・PRイベントの目的や意義を社内で説明しやすい

・年間PR施策の起点をつくりやすい

 

4月は、新年度・新体制が始まり、事業方針や重点施策が切り替わる月です。

「今年は何を発信していくのか」「どんな取り組みを進めていくのか」といった方向性が、社内外で共有されるタイミングでもあります。

この時期にPRイベントを実施することで、イベント自体を今年度を象徴するPR施策として位置づけやすくなります。また、新年度という区切りがあることで、実施の目的や意義を社内で説明・合意形成しやすい点も大きな特徴です。

4月の初動で打ち出したメッセージは、その後の広報活動や情報発信の軸となり、PR施策全体の一貫性をつくる役割を果たします。

 

【5月】メリット― 計画と実行のバランスが取りやすい時期 ―

・企画内容と実施体制のバランスを取りやすい

・想定される反応や参加規模を読みやすい

・実施後の広報展開まで見据えた設計がしやすい

 

5月は、年度初めの慌ただしさが落ち着き、PR施策を現実的に進めやすくなる時期です。

年度計画や予算、体制が見えてきた段階のため「やりたいPR」と「実行できるPR」を整理しながら、無理のないPRイベントを設計しやすくなります。

また、5月に実施したPRイベントは、写真・映像・レポートなどの素材を活用し、年度内の別PR施策へ展開しやすい点も特徴です。

単発で終わらせず、次につなげるPRを考えるうえで、非常に相性の良い時期といえます。

 

【6月】メリット― 条件整理とメッセージ設計がしやすい時期 ―

・実施条件や制約を整理したうえで計画できる

・リスクを想定した運営設計がしやすい

・メッセージ性を重視したPRイベントになりやすい

 

6月は、PRイベントにおいて事前準備や条件整理の重要性がより明確になる時期です。

その分、「何を伝えるPRイベントなのか」「どんな効果を狙うのか」といった企画の軸を、丁寧に設計しやすくなります。

年度前半の振り返りを見据えながら、確実に伝えることを重視したPRイベントを組み立てたい主催者様にとって、適したタイミングといえるでしょう。

 

PRイベントの企画は「アイディア」より「整理」から始める

PRイベントというと、目新しさや話題性に目が向きがちですが、成果につながるかどうかは企画の整理段階でほぼ決まります。

 

1)目的を1行で明確にする

・何を伝えるためのPRイベントなのか

・イベント後、どんな反応や行動を期待するのか

目的が曖昧なままでは、PRイベントの評価軸もぶれてしまいます。

 

2)PR施策全体の中での位置づけを決める

・年間PR施策の中で、どんな役割を担うのか

・単発で終わらせるのか、次に繋げるのか

この整理ができていると、イベント後の活用まで含めた設計が可能になります。

 

3)時期特性を踏まえて無理のない設計にする

4月・5月・6月は、それぞれ業務状況や判断軸が異なります。

時期にあった設計は、PRイベントの成功率を高めます。

 

成果につながるPRイベントの組み立て方

PRイベントでは、コンテンツよりも先に全体の構造を設計することが重要です。

1.会場レイアウトと導線設計

2.来場・参加の流れ

3.タイムスケジュール

4.スタッフ配置・運営体制

この段階を疎かにすると、伝えたいメッセージが十分に届かないPRイベントになりがちです。

 

予算は「分解」して考えることで調整しやすくなる

PRイベントの予算は、一括で考えるほど不安が大きくなります。

・企画・進行費

・会場設営費

・音響・照明・映像などの機材費

・運営スタッフ人件費

・安全管理・警備

・予備費

最初に予算の上限を決めた上で相談することで、目的に合ったPRイベント設計がしやすくなります。

 

実施までの準備期間の目安

PRイベントは、準備の質が成果を左右します。

・小規模：1.5〜2か月前

・中規模：2〜3か月前

・大規模：3か月以上前

特に4 〜6月は、年度初めの業務と重なりやすいため、早めの準備が成功のポイントです。

 

PRイベントを「実施できる形」にするために

PRイベントの企画自体は、主催者様側で検討することも可能です。

しかし、会場設営・機材手配・運営体制構築・当日の進行、安全管理まで含めて考えると、実行段階では専門的なノウハウが必要になります。

 

アンカーでは、PRイベントの企画段階から、会場設営・運営までをワンストップでサポートしています。

「この時期にPRイベントを実施する意味を整理したい」「PR施策として成立するか相談したい」「まずは話を聞いてほしい」

そんな段階からでも問題ありません。

4月・5月・6月のPRイベントをご検討の際は、ぜひ一度アンカーにご相談ください。