早いもので2022年も残り1ヶ月半となりました。

今年もアンカーでは沢山の展示会運営事務局を担当させて頂きました。

今回はとある展示会事務局の本番当日の仕事内容について、時間を追って紹介します。

 

■8：00　会場入り

当日は出展者準備時間の前に会場入り。

この日は9時から出展者の入場時間なので、一足先に会場入りして出展者や一般来場者をお迎えする準備をします。

この時間帯でやることは、

・出展者小間の電源ON

・控室や休憩室のごみ箱やケータリングの用意

・受付の準備

・トランシーバーの配布

・スタッフ業務の最終確認

・メールチェック　などなど…

展示会当日は一般来場者からの問合せが来ることが多いので、現場にいてもこまめなメールチェックは欠かせません。

設営は前日に終えているので基本的にはオープンを待つのみですが、出展者から「急遽備品を追加したい！」といったご要望を受けることもあります。予備のある限り対応致します！

 

 

■9：45　開場アナウンス

開場時間が近づいてきたら、お客様を迎える準備を促すアナウンスを流します。

アナウンスのためにプロの司会者を入れる場合もありますが、

我々でアナウンスしなければならないときは噛まないよう必死です。もし噛んでいたら笑ってください。

各ブースの準備が完了し、開場を待つお客様の列が出来ているのを見ると「いよいよ始まるんだな～」と実感します。数か月かけて準備してきたイベントが始まる瞬間はいつも嬉しくなります。

 

 

■10：00　展示会OPEN

トランシーバーから責任者の「開場します！」の発報を聞いたら開場アナウンスを流します。

出展者だけでなく一般来場者も聞くアナウンスなので絶対に噛みたくありません。

 

本番中は運営本部でお問合せのメールや電話、遺失物の対応をしたり、会場内の記録写真を撮って回ります。

当日の人の流れを見て「ここに誘導サインがほしい！」となったら、急いで作って設置します。

そして、お昼前になると運営スタッフのお弁当も届くので、各セクション毎に振り分けて、控室などに配布します。

当日に落ち着いてお弁当を食べられるイベントは良いイベントです。

お弁当はスタッフの心のオアシスなので発注時のチョイスも真剣勝負です！

 

▽イベント当日、現場で出来るサインの作り方

▽トランシーバーの失敗あるある

 

 

■13：00　搬出打ち合わせ

出展者の搬出ルートなどを確認する打ち合わせを行います。

特殊な搬出があるブースの情報や、待機車両が溜まってきた際に誘導するルートなどなど、スムーズに搬出が進むよう警備スタッフと認識を共有しておきます。

 

 

■17：00　撤去開始

展示会のクローズ時間になりお客様が退場したのを確認したら撤去開始です。

撤去中はブースへの通電終了時間を知らせるアナウンスを流しています。ブースによっては通電終了すると撤去作業に支障が出る場合もあり、しっかりとお伝えしたい事柄なので噛みたくありません。

運営本部も使わない物から順に箱に詰めて会社に送る準備を進めていきます。

 

会場内の撤去が完了し、遺失物の引継ぎ等を行って本番業務終了です。お疲れさまでした！

 

意外とやること少ないな、と思われるかもしれませんが、「段取り八分」という言葉の通り、展示会事務局の仕事も事前の準備にかかっているのです。

むしろ事務局の仕事は現場に入るまでの事前準備の方が本番と言っても過言ではないかもしれません。

だからと言って当日はボーっとしている訳ではございません。笑

イベント当日は必ず何か突発的なことが起こります。事前にできる準備はしっかりしておくことで「急に起こる何か」に慌てず対応することが出来るのです。

 

展示会運営事務局、ブース施工の事例紹介

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