■イベントの本番で最も重要なことはなに？

みなさま、こんにちは。

プランニング部齋藤です。

突然ですが質問です。

「イベントの本番時に最も重要なのは何でしょう？」と訊かれたら何と答えますか？

私が最も重要だと思うのはズバリ、【情報共有】です。

だって、事前に綿密な計画を立てて完璧な運営マニュアルや進行台本を作ったとしても本番時にその計画から変更になった【情報】を1人だけが知っていても対応が難しいですよね？

例えばですが、

「ステージでお話をされる来賓代表者の会場入りが30分遅れる。だからリハーサルも30分ずらさなければならない」

という【情報】が主催者からイベント運営チームに落ちて来なければ、何の対応もできない訳です。

だからこそ、【情報共有】が最も大切だと思うのです。

 

■スムーズな情報共有のために

現場での【情報共有】をスムーズ且つ、簡単に行えるために必要な備品が

トランシーバーです。

会社によっては「シーバー」「トランバ」「モトローラ」などと略されることがあります。

※「モトローラ」はトランシーバーのメーカー名なのでちょっと違いますが

消波ブロック＝テトラポットと呼ぶのと同じでメジャーなメーカー名がアイテムの通称化した事例ですね。

このトランシーバー、昔はアナログ回線だけだったのですが、

通信技術の進化によって今はデジタル回線になっております。

デジタル回線が出始めた頃、選べるチャンネル数が劇的に増えたのを今でも覚えております。

 

このチャンネル数が増えたことによって、混線を避けやすくなりました。

混線とはトランシーバーのチャンネルが近隣で使っている別のイベントや工事のトランシーバーと重複してしまうことで、

お互いに関係ない音声が入り込んでしまうので、非常に運営がやりにくくなります。

だから混線した時には、チャンネルを変えます。

当然ですがチャンネル数が多いと、重複回避の選択肢が多いため混線を避けやすくなる。というわけです。

 

■トランシーバーの種類

トランシーバーには２種類の電波があり、

「５ワット」と「ＩＰ」にわかれます。

５ワットは自分の持っているトランシーバーの周囲数キロ圏内に電波が届き会話ができる。

というもので、イベント会場が広くない場合にはこの5ワットトランシーバーで全く問題ありません。

（遮蔽物がある、フロアの高低差があるなど状況や環境によります）

ＩＰは携帯電話の電話回線を使用したトランシーバーで5ワットに比べて、若干のタイムラグが長いものの、距離に関係なく携帯電話がつながる場所であればどことでも会話をすることができます。

極端に言えば札幌・沖縄間でも会話が可能なので、同時多発で離れた会場で行われるようなイベントの情報共有に向いています。

当然ですが５ワットよりもIPのほうが少しお値段が高いので使う用途を考えてIPがなるべく少なくなるように計画します。

 

その他にも実はもう一つ、クリアカム、通称クリカムと呼ばれるものもあります。

これはステージの進行に関わらなければほぼ接することはないものです。

簡単に説明すると「時間差なく会話ができる有線のインカム」でタイムラグが許されない、演出がかかわる場所＝ステージで使われることが殆どです。

※インカムはハンズフリーで使える相互に会話が可能なものを指します。

有線なので行動範囲が限られますが、最近は無線のものもございます。

 

■トランシーバーの失敗あるある

この便利な道具トランシーバーですが、

気を付けないと、繋がっている全員に迷惑をかけてしまうことがあります。

これはイベント運営で最も「あるある」で上げられる失敗なので注意が必要です。。。

 

この「失敗あるある」はトランシーバーの装着方法と使い方の特性によるものです。

トランシーバーの装着は本体をベルトに付けて、イヤホンは耳にさし、マイクを胸元につけるのが基本スタイルです。

そしてその使い方は、話をする時に、マイクのボタンを押しながら話をするのですが、会話は同時には行えません。

一方が話し終わるのを待って、次の人が話す。というものです。

 

「失敗あるある」は主に下記のシチュエーションで起きてしまいます。

■箱を胸元で持って移動する

■ファイルを胸元に抱えている

 

 

この２つのシチュエーションに共通する「胸元に何か持っている」が危険なのです！

原因はいたってシンプルなのですが、この胸元で抱えているものが

マイクのボタンを押しっぱなしにしてしまうことです。（北海道弁でいうと「押ささっている」）

マイクボタンが押されているとこの人以外、話すことができなくなり、

ズーーーーーっとその人の独り言や、ガサッガサッという移動音がトランシーバー内でなり続けてしまいます。

当然、重要な情報を共有したくても発信ができませんので、タイミングによってはイベントの大きな失敗につながる可能性もあります。

押しっぱなしになったひとが愚痴や悪口なんかを言っていたらもう最悪ですｗ

 

皆さんもこの「失敗あるある」にだけは十分に注意して、

健全で円滑なイベント運営を行いましょう！