みなさま、こんにちは。

プランニング部齋藤です。

展示会の出展者管理事務局が実施計画を作成するために絶対に欠かすことができないステップがあります。

それは、会場のロケハン（下見）と打合せです。

【段取り八分】とよく言われるように、

事前準備をしっかり行えば行うほど、イベントの成功確率はグンッとあがります。

だからこそ、会場を直接自分の目で見て、そのルールに関して会場の担当者と直接、話をするのはその後の計画作り、そして本番に大きく影響します。

【運営】・【ステージ進行】・【会場施工】では、ロケハンで知りたいこと・見たいポイントが違ってきます。

今回は【会場施工】目線で「イベント会社がロケハン時にどんなところをチェックしているか？」についてお話したいと思います。

 

 

■その１：搬入・搬出導線に関する確認

搬入・搬出導線の確認では

「資材をどこから搬入するか？搬入口のサイズは？またその時の車両はどこに停車して、どこに誘導すればよいか？」を主に見ます。

 

そして、出展者がブースの造作をするための条件を明確にすることも重要です。

・会場に車両を乗入れても良いか？

・会場内の天井の高さは？

・造作の高さ制限は？

・床の耐荷重は？

これらの情報をもとに出展ルールを作成し、出展者にアナウンスするので責任は重大です。

 

 

■その２：電気工事に関する確認

次は電気工事に関する確認です。

ご存じの方も多いかと思いますが、電気には100Vと200Vがあり、さらに単相・三相など色々な種類にわかれます。

「この会場ではどの種類の電源を何キロまで、どこからとれるか？」を確認するのが電気工事に関するロケハン時の目的の大きなところです。

 

そして、ロケハンに行く前に会場に確認しておく重要な事項があります。

「そもそも電気工事を我々のような外部のイベント会社が行って良いか？」ということです。

我々が手配する電気業者が工事をして良い場合には、ロケハン時に電気業者に同席してもらい、分電盤という電気の大元の設備を一緒に確認します。

その際に電気業者と会場の設備担当者に直接話をしてもらい、課題点をクリアにできれば完璧です。

 

分電盤が無い場合は、発電機を用意するのですが、そこからの電源をどうやって引き回すか？

屋内イベントの場合は、外に設置した発電機からケーブルをどのように会場内に入れ込むか？が課題になります。

ピットと呼ばれる、電気配線を設置する床下スペースがある会場はよいですが、ピットがない会場の場合は、ドアや窓からケーブルを入れ込みます。ケーブルを通しているという事は、ドアや窓が開けっ放しになっているということになります。そうなると施錠ができませんので、防犯上の理由で毎日電気配線を切断し、施錠をしなければならない場合もあります。

 

 

■その３：給水排水設備

給水排水設備の確認は特に飲食イベントを行うときに重要です。

理由は、提供するメニューによっては給水・排水設備が無いと保健所の許可が下りないケースが多数あるからです。

また、コストをなるべく抑えるために、給水・排水設備が必要なブースは出来るだけその設備がある場所のそばに配置したいので、会場全体のレイアウトにも大きく関係してきます。

 

 

■最後に

このように、展示会の出展者管理事務局は確認した情報をもとにそのイベントのルールを自分たちで一から考えなければなりません。ですから、ロケハンはとても重要で適当には出来ないですし、確認すべき内容はこの他にも山ほどあります。

次回は、運営目線、ステージ進行目線のロケハンについても書きたいと思います。