今回は、実際にイベントを開催するにあたって主催者様はどのような動き・流れで進めているのか？スムーズ且つ成功に導くにはどうしたら良いのか？を簡単にお話ししたいと思います。

イベント開催を検討している、会社のイベント担当者に選任された…という方はぜひご参考ください。

イベントを開催するには、ここがポイント！

 

イベントを開催するにあたって、まずは下記のポイントを決めましょう！

 

⚫️目的の明確化

イベントの目的を明確にしましょう。【イベント参加者に提供する価値】と【主催者側が期待する成果】を明確化することはイベントの成功に繋がります。

 

⚫️ターゲットの明確化

イベントの参加者（ターゲット）を明確にしましょう。年齢、性別、職業（業種）等から参加者のニーズやイベント参加目的を明確化することで、プログラムやコンテンツを構築します。

 

⚫️予算の作成

会場費、運営費、イベント備品や設営・撤去費用など全体予算を作成しましょう。

 

⚫️日程と会場の確保

イベント開催日（設営・撤去・リハーサル等含む）と開催場所を決めましょう。開催日程や開催場所は、イベント内容・参加者の交通アクセスを配慮することが大切です。

 

⚫️イベントプログラム・コンテンツの構築

イベントのプログラム（内容）や進行などを詳細に計画しましょう。

 

⚫️参加申込方法を決める

イベントに参加いただくにあたって、事前申込を設けるかどうかを決めましょう。

もし、事前申し込みを設ける場合は申込方法（ウェブor電話or郵送など…）を決めるのと同時に、申込者・管理者の双方がスムーズに行えるような仕組みを決めましょう。

 

⚫️プロモーションと広報活動

多くの参加者を集めるために、イベントを宣伝することはとても大切です。

ウェブサイト、SNS、TV、広告等をどのように活用するのか考えましょう。

 

⚫️運営体制を決める

イベント当日の運営体制を決めましょう。スタッフの配置や、進行管理、トラブル対応などの考慮が必要です。

 

いつ頃から取り組めばいいの？

イベントの成功には、事前準備に十分な時間をかけることが重要です。

下記は一般的な例ですが、イベント規模や内容によって全く異なりますのでご参考までに…。

 

【イベント計画〜開催までのスケジュール例】

・6ヶ月以上前：（イベントの目的・内容の確定）（予算作成）

・4〜6ヶ月前：（会場確保）（日程決め）（プログラム計画）（広告の戦略検討）

・3ヶ月前：（イベント参加者の募集）

・1〜2ヶ月前：（プログラムの最終調整）（運営体制・当日のスケジュール確定）

・1ヶ月前：（イベントスケジュール広報）（運営体制・会場設営計画を進める）

・1週間前：（最終的な確認作業）

・本番

・本場後：（フィードバック収集）

 

先ほども言いましたが、あくまで一例です。スケジュールがもっと長期化する場合もあれば短期化することもありますので、開催検討をした段階で事前準備期間はゆとりを持って確保することをオススメします！

 

自社で行う？外部委託する？【メリット・デメリット】

自社でイベントを企画・運営するのか、外部のプロ企業に依頼するのか、悩んでいる方も多いのではないでしょうか？

自社で行う場合のメリット・デメリットについてご紹介します。

 

【メリット】

⚫️直接的なコントロールが可能

自社でイベントを行う場合、さまざまな面で直接的なコントロールが可能です。イベントの目的やゴールに完全に沿ったものを実現することができます。

 

⚫️コスト管理

イベント予算やコストを自社で管理ができますので、予算内厳守でイベントを実現できます。

 

【デメリット】

⚫️業務時間の確保

イベントを開催するにあたって、その準備の為の時間が多く取られます。通常業務と兼任する場合は、社員の負担が大きくなる可能性があります。

 

⚫️専門的な知識の不足

イベント運営・設営には、専門的な知識やテクニックが必要です。イベントの規模が大きいものやその内容によっては、自社スタッフのみで行うのが難しい場合があります。

 

⚫️トラブルへの対応

イベントには予測不可能な状況やトラブルが発生することがあります。外部のプロに比べて自社スタッフはそういった状況に不慣れなことが多いため、対応に困惑することがあります。

 

イベントの内容や規模によって、イベントを自社で行うか外部委託するかどちらが良いかは異なります。

大規模なイベントや専門的な知識が必要な場合は外部委託を推奨しますが、小規模で企業ブランディングの一貫性が重要な場合は自社での運営でも良いかもしれません。

どちらにせよ、イベント開催にあたって悩んだ場合にはプロに一度相談することがオススメです。

 

どんな企業へ依頼するのが良い？

では、実際に外部委託するとなった場合はどのような企業へ依頼すれば良いのか。

イベント会社といっても、さまざまなタイプがあります。

 

⚫️プランニング企業：イベント全体の計画や戦略を提供する企業

⚫️デザイン制作会社：イベントの意匠計画やビジュアル等を手掛ける企業

⚫️広告代理店：イベントのプロモーション、広報戦略、マーケティング業務をする企業

⚫️イベント制作会社：イベント会場の装飾・設営などの業務をする企業　etc…

 

イベント内容や規模・目的に合わせて慎重に企業を選ぶことが大切です。

 

イベントは、アンカーにお任せください！

アンカーでは、イベントの企画・制作、会場設営、運営・進行等まで全てお任せ頂けます！

「イベント開催を検討している」「こんなイベントがしたいけれど、どうしたらいい？」などイベントに関するお悩みがあれば、お気軽にご相談ください。