みなさん、こんにちは。込堂です。

前回紹介させて頂いたイベントディレクターという仕事内容のコラム記事について、多くの反響があったようでとても嬉しいです。

▼前回コラムはこちらから▼

前回のコラムでは、とある企業様イベントの事例を通して、「舞台監督」に類する進行の仕事内容を紹介させていただきました。今回は、裏方に徹してイベントを進行させる「イベントディレクター」としての仕事について書かせていただきます。

舞台監督に類する進行は、「ガナリ」（＝リハーサルで舞台監督が演者やスタッフに指示を出す時に使うマイクのこと）を使って、ステージ上から色々なことの確認や指示をしたり、タイミングを決めたりしますが、裏方に徹して進行するイベントディレクターは、ほぼ表に出てマイクを使うことはありません。

 

1)裏方に徹する「セレモニー」などの進行

一口にセレモニーといっても多くの実施方法があります。

弊社のコラムでも時折ご紹介していますが「テープカット」「くす玉開披（かいひ）」「除幕式」「鍬入れ/着工式・地鎮祭」「鏡割り」などがあります。

どのセレモニーにも共通して、「何名の方がカット・開披等に参加されるか」「お呼びする順番」「立ち位置」がとても重要になります。

これらは基本的に主催者に決めていただくことになりますが、イベントディレクターの経験値からアドバイスを求められる時もあります。

経験値という引き出しの中からお話をさせていただく場合は「参加される方々の関係性（役職・協力関係など）」「何に対してのセレモニーなのか」などを考慮しています。

このような事前準備を経て、台本の修正を重ねてリハーサルを迎えます。

我々がお手伝いさせていただくセレモニーは国の関係機関などが多いので、セレモニーのサポートをしていただくスタッフとして関係機関の方々にご対応いただくことがあります。その際には、リハーサルでステージ上の「動き」を全てお伝えします。

 

▼過去のセレモニーコラム記事はこちらから▼

 

（例）くす玉開披（かいひ）の場合

例えば、くす玉開披の場合はお名前を呼ばれた参加者を

・「ご自身の席」から「ステージ上」までどのような導線でご案内するか

・ステージに登壇されてから「立ち位置」までどのようにご案内したらよいか　…などの動きをご説明します。

 

セレモニーというと全て同じように感じるかもしれませんが、全てのセレモニーで着席位置からの動きは変わりますので、我々「ステージ進行」にとって会場内の着席図面は非常に重要なポイントになります。また、くす玉開披の場合には、くす玉に付いている「紐のお渡し方」が非常に重要となります。（この部分は企業秘密？なので書きません笑）尚、最近はくす玉の中に「紙吹雪」などを入れることが少ないのでリハーサルで実際に開披して「垂れ幕」の見え方チェックが出来てとても良いです。

 

セレモニーの進行は、前回と同じ動きをすれば大丈夫！と言うことが全くないので、毎回気を付けています。

 

イベントひとくちMEMO

我々イベントに携わるスタッフは、仮設ステージを組んだ場合には「あるタイミング」までは必ず靴を脱いでステージに上がります。

 

 

2)裏方に徹する「懇親会・式典・集会」などの進行【事例参考】

イベントホール施設やホテルの宴会場などで開催されることが多い「式典・集会」ですが、今回は実際に携わった事例を参考に説明させていただきます。

 

（例）バス移動・飲食提供有りの式典・集会

その案件は、セレモニー終了後に参加者全員がバスに乗って懇親会会場へ移動してくる内容でした。

参加者の皆さんが会場に到着するまでにイベントディレクターには「発表データの確認」「登壇者の挨拶位置の確認」「BGMのタイミング」「会場照明の明るさ確認」「料理サーブ（料理提供）の確認」「挨拶者の欠席有無」「司会者との最終確認」等の仕事があります。

 

参加者が会場到着前まで〜料理サーブ（料理提供）の確認ポイント

飲食が伴う案件で、私が一番気にするのは、「料理サーブ（料理提供）の確認」です。当日は各テーブルにセットされる「お品書き」と呼ばれる、提供される料理のメニュー表を入手して、各料理の想定提供時間の確認をさせてもらいます。その際に、各テーブルの提供順番も確認することがあります。（最後の提供でコーヒーを出してからデザートなのか？それともデザートを出してからコーヒーなのか？また、同時に提供できるのか？この部分は私にとっては需要な要素になっています。）本番までに、事前確認や調整等を終えれば後は参加者の皆さんが会場に到着するのを待つだけになります。（私にとっても束の間の休息です）

 

参加者が会場到着後〜ステージでの挨拶・発表の確認ポイント

会場に参加者の皆さんが到着すると、必ず私がすることがあります。

それは、乾杯の挨拶者へのドリンク内容の確認です。（※乾杯挨拶者の方で、アルコール以外を希望される方や、ビールではなく水割りを希望される方もいらっしゃるからです。）

最初のご挨拶が終わって、乾杯も終わり「歓談」に入ると進行的に落ち着くと思われるかもしれませんが、そうは行きません。歓談中に「ご来賓挨拶」や「パワーポイントを使用した紹介」などがあるからです。

このタイミングは、進行台本に開始時間などを落とし込んではいますが、前段で書きました「料理の提供」タイミングと連動しなければならない案件もあり、当日確認した内容によって調整が必要となる場合もあります。

この時は、メイン料理の提供が始まる前に挨拶を終えて、デザート・コーヒーの提供前にパワーポイントを使った紹介を終えることを主催者が希望しておりました。

（※どの案件でも、飲食提供がある場合には「サーブ（提供）」と「挨拶」が可能な限り同時にならないように配慮しています。）

 

その間に、もう一つ確認しておかなければならないことがあります。それは「イベントの締めの挨拶」をされる方への確認です。全国的には締めの乾杯は少ないのですが、北海道では締めの乾杯があります。ご発声いただく方に締め方の確認をし、「乾杯をする」というご指示を頂いた際には、ステージ上でお渡しするドリンクの内容も確認しスタッフへ指定のドリンクを依頼します。

 

このように、セレモニー同様に「懇談会」「式典」「集会」案件も前回と同じ動きで大丈夫！とはならないので、常に視野を広げて会場内にいる参加者・関係者・スタッフの動きを確認しながら進行管理をする必要があります。

 

イベントひとくちMEMO

現代では、気にされる方はほぼいなくなりましたが、昔の台本制作では「〇〇より…」と「〇〇から…」の表現方法には気を使ったな〜

 

 

事前準備から一緒に作り上げることができる担当者が揃っています！

イベント開催を検討中の方は、まずはぜひアンカーにご相談ください。

そして、我々が「懇親会」等の案件で本番中「どのような事前確認をしているのか」「どのような動きをしているのか」「どのように進行をしているのか」を実際にご確認いただければ幸いです。

 

最後までお読み頂き有難うございました。

次回も違う視点のイベント進行についてお話しをしたいと思います！